PDKS Sistemleri ile Personel Devam ve Mesai Takibi

PDKS Ne Demek, Kısaltmanın Açılımı Ne?

PDKS, Personel Devam Kontrol Sistemi kelimelerinin baş harflerinden oluşur. Bir PDKS sistemi, çalışanların işe geliş ve ayrılış saatlerini bir PDKS cihazı ile kaydeder; toplanan bu veriyi PDKS programı aracılığıyla mesai, fazla çalışma, geç gelme, devamsızlık ve izin raporlarına çevirir. Günlük konuşmada personel takip sistemi veya personel devam kontrol sistemi adlarıyla da karşımıza çıkar.

İmza föyleri ve elle doldurulan puantaj çizelgeleri hem vakit kaybettirir hem de hataya davetiye çıkarır. PDKS ise kayıtları kendiliğinden toplar; insan kaynakları ile muhasebenin maaş dönemi öncesindeki hazırlık yükünü hafifletir.

Okutmadan Rapora: Sistemin İşleyişi

1. Çalışan, girişteki terminale kartını yaklaştırır ya da PIN kodunu tuşlar.
2. Terminal kişiyi tanır, hareketi tarih ve saatiyle kaydeder; bir turnikeye ya da kapı kilidine bağlıysa geçişi serbest bırakır.
3. Kayıtlar ağ bağlantısıyla ya da cihazdan veri aktarımıyla yazılıma ulaşır.
4. Yazılım, tanımlanmış vardiya ve çalışma kurallarını esas alarak günlük ve aylık hesapları çıkarır.
5. Yöneticiler raporları inceler, gerektiğinde bordro programına aktarmak üzere dışa verir.

Sensör Software'in kendi yazılım ekibinin ürettiği devam takip programı; vardiya planlarını, fazla çalışmayı ve izinleri farklı terminal tipleriyle aynı çatı altında yönetebilecek biçimde tasarlanmıştır. Yazılımın ekranlarını ve modüllerini personel takip yazılımımızın sayfasında görebilirsiniz.

Terminal Seçenekleri

Kartlı PDKS (RFID/NFC): mesai takibinde tavsiye ettiğimiz yol

Proximity (125 kHz) ya da şifreli (13,56 MHz) kartlarla çalışan, RFID/NFC tabanlı terminallerdir. Okuma hızlıdır, kurulumu zahmetsizdir ve biyometrik veri işlenmediği için mesai takibinde birinci önerimizdir. Kartın bir başkasına verilmesi ihtimali; şifreli kart tercih etmek, kartla birlikte PIN sormak ve geçişleri kamerayla desteklemek gibi yöntemlerle düşürülebilir. Ayrıntılar: kart okuyuculu devam takibi.

Şifreli (PIN) terminaller

Tuş takımı üzerinden çalışır, kart gideri doğurmaz. Tek başına ya da karta ek bir doğrulama adımı olarak kullanılabilir; az kişilik ekipler ve kart taşımanın zahmetli olduğu işyerleri için elverişlidir.

Biyometrik terminaller (parmak izi, yüz tanıma)

Çalışanın cihazın başında bizzat bulunmasını şart koşar. Ne var ki KVK Kurulu'nun 2026/921 sayılı kararı, çalışma saatlerini izlemek amacıyla bu tür verilerin işlenmesini orantılı görmemektedir (ayrıntılar yasal durum başlığında). Aynı cihazları örneğin kritik bir odanın kapısında kullanmak istiyorsanız bu, ayrıca hukuken incelenmesi gereken bir konudur. Ürünlerle ilgili bilgi için parmak izli terminaller ve yüz tanıma çözümleri sayfalarına göz atabilirsiniz.

PDKS Cihazlarının Karşılaştırması

Yönetim Hangi Raporları Görür?

İyi yapılandırılmış bir PDKS programı giriş-çıkış saatlerini sıralamakla yetinmez; ham kayıtları yöneticinin karar verebileceği bilgiye çevirir. En çok başvurulan raporlar şunlardır: günlük devam çizelgesi, geç gelen ve erken ayrılan listesi, fazla mesai toplamları, okutmayı unutan çalışanlar, vardiyaya göre çalışma süreleri, yıllık izin ve mazeret izni bakiyeleri. Departmana, şubeye ya da vardiyaya göre süzülebilen raporlar, aksayan noktaların kısa sürede fark edilmesini sağlar. Çıktıların bordro yazılımının okuyabileceği biçimde alınması, muhasebede elle veri girişini ve bundan kaynaklanan yanlışlıkları azaltır. Unutulan okutmaların yönetici onayıyla düzeltildiği bir iş akışı da kayıtların güvenilirliğini korur.

PDKS Kullanmak Yasal mı?

Çalışma saatlerini kayda almak işletmeler için sıradan bir uygulamadır; ne var ki PDKS kişisel veri işlediğinden KVKK'dan doğan yükümlülükler devreye girer. Kanun, parmak izini ve yüz geometrisini özel nitelikli kişisel veri olarak sınıflandırır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu 29.04.2026'da yayımladığı 2026/921 numaralı ilke kararında mesai takibi için biyometrik veri işlenmesini ölçülülük ilkesine aykırı bulmuş; işveren ile çalışan arasındaki bağımlılık ilişkisi sebebiyle açık rızanın da serbest iradeye dayandığının kabul edilemeyeceğini vurgulamıştır. Kurul, şifreli kart, PIN, RFID/NFC kart ya da imza gibi daha hafif müdahale içeren yöntemlere yönelinmesini tavsiye etmektedir.

Bu nedenle çalışanların devamını izlemek isteyen işletmelere kart okuyuculu (RFID/NFC) ya da PIN tuşlu terminalleri öneriyoruz. Söz konusu karar mesai takibini konu alır; parmak izi ya da yüz okuyucuların örneğin bir veri odasının kapısında erişim denetimi için kullanılması, kendi başına hukuki analiz gerektiren ayrı bir durumdur. Kendi işletmenize özgü uygulama için hukuk danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.

Doğru PDKS Sistemini Seçmek İçin Sorular

• Kaç çalışanınız ve kaç şubeniz var: tek adres mi, merkeze bağlı çok şubeli bir yapı mı?
• Vardiya planınız nasıl: sabit mesai mi, dönüşümlü vardiya mı, gece çalışması var mı?
• Çalışma ortamı nasıl: toz, yağ, eldiven kullanımı ya da açık alan gibi şartlar okuyucu ve gövde seçimini etkiler.
• KVKK uyumu: Çalışma saatleri kart ya da şifreyle izlenmeli, biyometriye dayanan yöntemlerden kaçınılmalıdır.
• Geçiş kontrolü gerekiyor mu: Terminal sadece kayıt mı tutacak, yoksa turnike hatlarını ya da kapıyı da mı yönetecek?
• Rapor beklentisi: Bordroya aktarım, izin yönetimi ve yönetici onay adımları.
• Verinin korunması: Kimin neyi görebileceği, yedeklerin nasıl alınacağı ve sisteme kimin girdiğinin loglanması.

PDKS Sistemi Fiyatlarını Belirleyen Unsurlar

• Terminal adedi ve tipi (kartlı, şifreli, kart + PIN)
• Çalışan sayısı ve yazılımın kapsamı
• Şube adedi ve merkezden raporlama ihtiyacı
• Turnike, kapı kilidi ya da bariyerle bağlantı
• Kablo çekimi, ağ altyapısı ve montaj şartları
• Kurulum, eğitim ve sonrasında beklenen destek

Kurulum Süreci

Keşifte giriş noktaları, çalışanların akışı ve ağ altyapısı değerlendirilir, terminallerin nereye konacağına karar verilir. Cihazlar montaj edilip yerel ağa dahil edilir; program yüklendikten sonra vardiyalar ve mesai kuralları tanımlanır. Çalışanlara kartları teslim edilir, gerekiyorsa PIN kodları atanır. İlk ayın raporları sizinle birlikte gözden geçirilerek kurallar ince ayarlanır. İstanbul dışındaki işletmelere cihazları 81 ile gönderiyor, kurulumu projeye göre planlıyoruz.

Kurulum Sonrası Bakım ve Destek

Okuyucu yüzeylerin belli aralıklarla silinmesi gerekir. Bunun yanında kaybolan kartlar vakit kaybetmeden iptal edilmeli, yazılımın veritabanı yedeklenmeli ve işten ayrılanların kayıtları silinmelidir. Cihaz ya da yazılım kaynaklı sorunlarda teknik servis desteği veriyoruz. PDKS firmalarını kıyaslarken yazılım desteğini ve sahadaki servis gücünü birlikte tartmanızı tavsiye ederiz. Fiyat bilgisi için teklif formunu kullanın ya da WhatsApp'tan bize ulaşın.