PDKS Fiyatları 2026: Bütçe Planlarken Bilmeniz Gerekenler

Bir işletme sahibi olarak PDKS fiyatları hakkında bilgi toplamaya başladığınızda, internette gördüğünüz tek bir cihaz fiyatının gerçek bütçeyi yansıtmadığını kısa sürede fark edersiniz. Personel devam kontrolü; duvardaki terminalin yanında yazılımı, çalışanların kullanacağı kimlik ortamını, kabloları, montajı, eğitimi ve yıllar boyu sürecek teknik desteği de içeren bir projedir. Sensör Software olarak kendi geliştirdiğimiz personel takip yazılımıyla sahada çok sayıda kurulum yaptık ve bütçe sürprizlerinin neredeyse her zaman başta netleşmeyen kalemlerden doğduğunu gördük. Bu rehberde 2026 için PDKS bütçesi hazırlarken hangi değişkenlere bakmanız gerektiğini karar verme sırasına göre anlatıyoruz.

Özetle: Toplam tutarı en çok etkileyen unsurlar; kaç okuyucu kurulacağı ve bunların tipi, yazılımın ne kadar işi üstleneceği, çalışan ve lokasyon sayısı ve sahadaki altyapının durumudur. Mesai kaydı için kart, QR kod veya PIN kullanan terminaller hem maliyet hem de yasal uyum bakımından akılcı tercihlerdir. Kesin rakam ancak ihtiyaçlar dinlenip saha görüldükten sonra hazırlanan teklifte belli olur; kur hareketleri ve elektronik parça fiyatları da dönemden döneme farklılık yaratır.

2026 PDKS Fiyatlarını Değiştiren Beş Değişken

Kapı sayısı ve terminal tercihi

Tek kapısı olan bir muayenehane ya da küçük ofis için bir terminal genellikle işi görür. Buna karşın birden çok girişi, vardiyalı üretim hattı ya da ayrı yemekhane kapısı olan bir tesis birkaç cihaza ihtiyaç duyar. Kart okutmalı terminaller hem yaygın hem de bütçe dostudur; büyük ekranlı, kamera içeren veya birden fazla doğrulama yöntemini birleştiren modeller daha üst fiyat bandındadır. Açık havaya konacak bir cihaz için yağmura ve toza karşı koruyucu kasa ayrıca hesaba katılmalıdır.

Yazılımın üstleneceği iş yükü

Sadece kimin kaçta girip çıktığını listeleyen bir program ile vardiya planlayan, esnek çalışma saatlerini hesaplayan, puantaj çıkaran, izinleri yöneten ve bordroya veri aktaran bir personel takip yazılımı aynı bütçeyle karşılanamaz. Programın şirket içindeki bir sunucuda mı yoksa bulut ortamında mı çalışacağı ve lisansın kullanıcıya ya da lokasyona göre belirlenip belirlenmediği de fiyata doğrudan yansır.

Çalışan ve lokasyon sayısı

Çalışan sayısı büyüdükçe dağıtılacak kart, gereken lisans ve üretilecek rapor hacmi de büyür. Şubeli yapılarda her noktadaki cihazın merkezdeki yazılıma güvenli biçimde bağlanması, lokasyonlar arası konsolide rapor alınması ve her yöneticinin yalnızca kendi ekibini görebileceği yetki kurgusu gerekir. Bu ihtiyaçlar işin kapsamını büyütür ve teklif tutarına eklenir.

Sahadaki altyapı

Terminalin takılacağı duvarda elektrik prizi ve ağ ucu var mı, duvar hangi malzemeden, kabloyu taşımak için kanal gerekecek mi? Bu soruların yanıtı ekibin sahada geçireceği süreyi belirler. Hazır altyapılı bir ofiste montaj hızla biter; baştan kablo çekilmesi gereken bir üretim alanı veya depoda ise hem planlama hem de uygulama uzar.

Diğer sistemlerle konuşma ihtiyacı

PDKS'nin turnikeyi ya da kapı kilidini tetiklemesi, mevcut geçiş kontrol altyapısıyla ortak çalışması, bordro programına kendiliğinden veri göndermesi veya yemekhane sayımı yapması ek yapılandırma ister. Yazılım tarafındaki bu entegrasyonları projenin ilk toplantısında konuşmak, ileride çıkacak ilave işleri ve beklenmedik faturaları engeller.

Teklif Belgesinde Göreceğiniz Kalemler

Hazırlanan bir personel devam kontrol sistemi teklifinde çoğunlukla şu başlıklar bulunur:

• Terminal: Çalışanın geliş ve gidiş kaydını oluşturduğu donanım. Kart, QR, şifre veya bunların kombinasyonuyla çalışır.
• Kimlik ortamı: RFID kart, anahtarlık ya da QR altyapısı. Maliyeti çalışan sayısıyla birlikte artar.
• Yazılım: Vardiya kuralları, fazla çalışma, izin ve geç kalma raporları ile bordro aktarımını yöneten program.
• Ağ bağlantısı ve kablo: Terminalin yazılıma ulaşması için ethernet, kablosuz ağ ya da mobil veri hattı.
• Montaj ve eğitim: Cihazın yerine takılması, ayarların yapılması, çalışan listesinin sisteme yüklenmesi ve kullanıcıların eğitilmesi.
• Destek ve bakım: Yazılım güncellemeleri, arıza anında müdahale ve periyodik kontroller.

Mesai Kaydında Hangi Yöntemi Seçmeli?

Devam takibinde en çok başvurulan yöntem kart okutmaktır. Kart ucuzdur, kaybolduğunda sistemden silinip yerine yenisi verilebilir ve çalışanlar tarafından hemen benimsenir; seçenekleri kart okutmalı PDKS sayfamızda bulabilirsiniz. QR tabanlı çözümlerde çalışan, telefonunda sürekli yenilenen bir kodla kayıt oluşturduğu için kart gideri tamamen ortadan kalkabilir. PIN tek başına güçlü sayılmaz ama kartın yanında ikinci bir doğrulama katmanı olarak işe yarar.

Biyometrik cihazlara gelince temkinli olmak gerekiyor. Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli 2026/921 sayılı kararında, çalışma saatlerinin ve devamın izlenmesi amacıyla parmak izi ya da yüz verisi işlenmesini, çalışan açık rıza vermiş olsa dahi ölçülü bulmadığını değerlendirmiştir. Terminalde saklanan biyometrik şablon da aynı nitelikte veridir; görüntünün kaydedilmemesi bu sonucu değiştirmez. Bu yüzden mesai kaydında kart, QR ya da PIN önermekteyiz. Biyometri, yüksek güvenlikli özel alanlara giriş gibi farklı bir amaçta ve ayrıca yapılacak hukuki incelemeyle gündeme gelebilir. Konunun ayrıntıları için PDKS'nin yasal çerçevesi rehberimize bakabilir, işletmenize özgü durumu hukuk danışmanınızla konuşabilirsiniz.

İlk Yatırımın Ötesi: Yıllar İçindeki Gerçek Maliyet

Karar verirken yalnızca kurulum faturasına bakmak sizi yanıltabilir. Güncellemeler, yenilenen kartlar, arızalanan cihazlar ve raporları hazırlamak için harcanan mesai de toplam maliyetin içindedir. İyi kurgulanmış bir sistem; kâğıt puantaj cetvellerinin, yanlış hesaplanan fazla çalışmaların ve sonradan düzeltilen bordroların yol açtığı iş kaybını azaltır. Servis ekibi ve yedek parçası yakında bulunan bir çözümü tercih etmek, arıza anında kayıtların boşluk bırakmasını da önler. PDKS'nin çalışma prensibini ve işletmeye sağladığı faydaları PDKS'nin ne olduğunu anlatan rehberimizde bulabilirsiniz.

Teklifleri Adil Biçimde Kıyaslamak

Önünüzdeki iki teklif arasında ciddi bir fark varsa bunun sebebi çoğunlukla kapsamın farklı olmasıdır. Kıyaslama yaparken şu soruları sorun:

• Montaj, eğitim ve ilk ayarlar fiyatın içinde mi?
• Yazılım bir kez mi satın alınıyor, yoksa belirli aralıklarla ödeme gerekiyor mu?
• Lisans kaç çalışanı ve kaç cihazı kapsıyor; sayı büyürse ne değişiyor?
• Bordro programına veri aktarımı hazır mı, ayrıca geliştirme mi isteniyor?
• Bir arıza çıktığında yerinde servis nasıl ve ne kadar sürede veriliyor?
• Kayıtlar nerede tutuluyor, yedekleme ve erişim yetkileri kimin kontrolünde?

Sıkça Sorulan Sorular

Aynı ihtiyaç için neden farklı PDKS fiyatları alıyorum?

Donanımın sınıfı, yazılımın yetenekleri, lisanslama şekli ve montaj ile desteğin teklife eklenip eklenmediği fiyatlar arasındaki farkın ana kaynağıdır. Karşılaştırmadan önce her teklifin neyi kapsadığını satır satır kontrol edin.

Az çalışanı olan bir işletmeye PDKS gerekir mi?

Ekip küçük olsa da geliş-gidiş kayıtlarının düzenli tutulması ve fazla çalışma ile izin hesaplarının herkes için açık olması PDKS'yi değerli kılar. Tek girişli yerlerde kartlı ya da QR kodlu tek bir terminal çoğunlukla yeterli olur.

Elimizdeki kartlar yeni sistemde çalışır mı?

Kartların frekansı ve teknolojisi yeni terminalle uyumluysa çalışır. En doğru sonuç, keşif günü mevcut kartlarınızı okuyucuya okutarak alınır.

İşletmenize uygun PDKS kurgusunu ve güncel fiyatı öğrenmek için keşif isteyebilir ya da ihtiyaçlarınızı iletip fiyat teklifi talep edebilirsiniz.